La communication est un outil nécessaire dans toute relation entre être humains. Elle est essentielle, non seulement dans les communications personnelles, mais aussi dans le contexte professionnel. De personnes à personnes, d’entreprises à personnes, de personnes à entreprises…. La communication, dans tous les domaines, est de plus en plus importante. Les facilités dans la communication servent de guide dans les processus stratégiques de n’importe quel organisme. Ils bénéficient, à leur tour, de la fonction intégrée et constitue une arme puissante de diffusion de l’information dans tous les secteurs. Pour la célébration d’événements, il est indispensable de faire attention aux processus et les outils de communication jouent un rôle très important, aussi bien avant, pendant, qu’après.

La communication avant l’évènement

Aucun évènement ne pourrait être organisé sans une stratégie de communication préalable à sa célébration. Il s’agit non seulement d‘un élément fondamental pour faire connaître l’événement, mais elle est également nécessaire pour contrôler son organisation interne.

#Diffusion de l’événement

Les actions de communication pour faire connaître les événements peuvent être réalisées de différentes manières. Quelques-uns des moyens les plus utilisés online sont les suivants :

• Social media. Les réseaux sociaux sont, actuellement, une des méthodes les plus efficaces pour diffuser n’importe quelle information. Moyennant la création d’un événement, la diffusion à travers des influencers , l’émission de tirages au sort, les hashtags qui perdurent pendant toute la durée de l’événement, etc.
  De plus, il n’existe pas de réseau social qui ne soit pas efficace pour cela ; tout dépendra du secteur dans lequel est organisé l’événement. Par exemple, s’il s’agit d’un événement technologique pour entreprises, LinkedIn est une bonne option. Cependant, s’il s’agit d’un concert il est souhaitable d’opter pour les réseaux sur lesquels est présent ce target, comme par exemple Instagram, Facebook ou Twitter.
• Publicité online. Google Adwords ou des banners sur les pages web. Les deux options sont bonnes pour annoncer l’événement. La première apparaît sur les recherches de Google avec des termes en relation à l’événement. Parfois, sans nous en rendre compte, nous faisons click sur une de ces publicités et cette dernière nous capte. Par ailleurs, les banners apparaissent de manière plus intrusive. Bien qu’ils sont situés sur le lieu parfait et moyennant une bonne image créative qui attire l’attention, nous aurons capté l’utilisateur pour qu’il fasse click et accède à la web de l’événement. Ou, tout au moins, nous aurons fait connaître l’événement.

De nos jours, les méthodes de diffusion d’événements offline sont en désuétude. Cependant, certaines de ces techniques encore effectives et qui sont encore utilisée sont :

• Street marketing. Il s’agit de n’importe quelle action de marketing qui se réalise dans la rue, de manière à attirer l’attention de l’utilisateur. Ce type d’actions prétend impliquer les personnes à participer et elles peuvent être de plusieurs types, selon l’événement : road trips de marketing, danses, concours, art de la rue….

Les inscriptions ou vente d’entrées

Une fois que l’événement a été annoncé, il est important d’être prêt pour recevoir les inscriptions ou organiser la vente des entrées. L’accès facile à Internet a permis que ces opérations se fassent depuis n’importe quel site web dédié à cette activité.

Cependant, l’appui humain, suite à l’achat d’une entrée ou d’une inscription par internet doit être réel. Il est important d’offrir à la personne intéressée un numéro de téléphone sur lequel elle pourra appeler pour résoudre tout doute ou incident. Par conséquent, la société doit avoir à disposition un outil de communication, soit un standard virtuel, soit un software call center afin de faciliter et améliorer le service client.

La communication pendant l’événement

Aussi bien la communication de l’événement en lui-même, que la communication interne doivent être effectives pour organiser l’événement parfait :

• Communiquer sur des réseaux sociaux. La communication à travers les réseaux sociaux n’a pas de limite. Il doit y avoir une personne chargée de publier constamment tout ce qui se passe au cours de l’événement, publier des photos, des vidéos, faire du streaming, etc. Tout cela sans oublier d’écrire le hashtag de l’événement.
• L’identité visuelle de l’événement in situ. L’organisation de tous les objets, stands, couleurs, panneaux, typographie, speaker, musique, etc… Tout communique et il est important de prendre soin de tous les détails. Une communication effective sur le lieu de l’événement qui interpelle l’utilisateur ou qui le fasse se sentir à l’aise, fera que, si l’événement a de nouveau lieu, ils y reviendront. De la même manière, cela se traduira par une meilleure image suite à l’événement.
• La communication interne de l’organisation. Une bonne gestion et l’optimisation de la communication interne permettra que tout incident, changement, nouvelle ou information à donner aux employés, se fasse rapidement et de manière efficace. Il existe pour cela des outils de communication, comme par exemple les standards virtuels intelligents qui, en plus de recevoir et émettre des appels vers l’extérieur, permettent de gérer la communication internet à travers des appels ou un chat totalement gratuit.

La communication après l’événement

Bien que l’ensemble des stratégies dépendent de la grandeur de l’événement, il est recommandé de ne pas abandonner la communication après celui-ci. La semaine suivante à l’événement il est habituel d’offrir aux participants des vidéos, soit de manière privée,soit moyennant des diffusions sur les réseaux sociaux. De même, des photos de l’événement sont généralement publiées. Sur la web de l’événement il est possible de diffuser des reviews , résumés ou nouvelles sur celui-ci. Il est également possible de faciliter aux moyens de communications des informations intéressantes illustrées par des images, pour leur diffusion sur d’autres supports qui permettront d’atteindre une audience plus importante. Une autre méthode est la conséquence de la communication sur les réseaux sociaux ou la diffusion de mailing aux participants, en les remerciant et en partageant avec eux toutes les informations de l’événement qui a eu lieu.

Mais qui est derrière toute la gestion de la communication?

La gestion de tous ces processus ne se fait pas seule. Derrière chaque grand projet de communication il y a une équipe humaine et technologique capable de réaliser toutes les activités efficacement. L’équipe de marketing se charge de planifier et exécuter toutes les stratégies de marketing de l’ensemble de l’événement. Le département d’organisation se charge d’organiser les équipes, les hôtesses, le traiteur, le bar, de planifier les horaires, les espaces, etc… Et l’équipe technologique se charge du système informatique et des télécommunications. Il est important de ne négliger aucun détail. Pour cette raison, en définitive, organiser un événement est un ensemble de tout : personnes, organisation et communication. Un travail en équipe, efficace et bien planifié, permettra de réaliser le meilleur événement de l’année.